Arbeitszeit:
Teilzeit
| Ort:
Wien

Teilzeit 25 - 30 Std./Nachmittags (bis max. 19h) | 1020 Wien | Internationale Lebensmittelindustrie

Zwei Welten – eine Schlüsselrolle.
Diese Position vereint Diskretion mit Dynamik und Weitblick. Du unterstützt mehrere Geschäftsführer:innen eines international agierenden Konzerns und bringst Struktur in komplexe Tagesabläufe. Du bist vorausschauend, professionell und hast Freude daran, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten – ohne den Überblick zu verlieren.

Unser Kunde ist ein weltweit erfolgreicher Lebensmittelkonzern mit modernen Strukturen, internationaler Ausrichtung und einem kollegialen Umfeld. Die Rolle ist ideal für erfahrene Persönlichkeiten, die eine langfristige, verlässliche Teilzeitanstellung auf hohem Niveau suchen.

Deine Aufgaben – Koordination mit Überblick & Taktgefühl

Executive Assistenz

  • Sie unterstützen mehrere Geschäftsführer:innen im operativen Tagesgeschäft – mit Schwerpunkt am Nachmittag. Immer wieder starten Meetings erst später und können bis spätestens 19:00 Uhr andauern. Dafür beginnen Sie Ihren Arbeitstag entsprechend später. Die Meetings finden nicht täglich statt, jedoch mehrmals pro Woche.

  • Sie arbeiten eng mit einer Kollegin zusammen, die bereits um 08:00 Uhr startet. Gemeinsam überschneiden sich Ihre Zeiten rund um die Mittagszeit bis ca. 15:00 Uhr. Durch Ihren späteren Start bleiben Sie im Schnitt bis etwa 17:30 bis 19:00 Uhr.

  • Termin- & Reisemanagement, Meeting-Vor- und Nachbereitung

  • Erstellung vertraulicher Dokumente, Protokolle und Präsentationen

  • Kommunikation mit internationalen Tochtergesellschaften

Office Management

  • Organisation von Meetings, Events & Besuchen

  • Verwaltung von Geschäftsführungsunterlagen & Verträgen

  • Enge Abstimmung mit der Office Managerin am Standort

  • Allgemeine Office-Agenden (Materialbestellung, Gästebetreuung etc.)

Dein Profil – professionell, diskret, international

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, FH, Uni)

  • Mind. 5 Jahre Erfahrung in gehobener Assistenz – idealerweise im Konzern

  • Ausgezeichnetes Deutsch & Englisch in Wort & Schrift

  • Sehr gute MS Office Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

  • Selbstständiger, strukturierter Arbeitsstil mit hoher Diskretion

  • Professionelles Auftreten, Organisationstalent & Kommunikationsstärke

Das erwartet dich

  • Schlüsselposition mit Gestaltungsspielraum

  • Kollegiales, modernes Umfeld mit direktem Draht zur Geschäftsleitung

  • Gleitzeitmodell, 25–30 Std./Woche, 1 Tag Home-Office möglich

  • Benefits: Wiener Linien Jahreskarte, Essenszuschuss, Sportangebote u.v.m.

  • Monatsgehalt ab € 3.500 brutto (auf Vollzeitbasis), Überzahlung je nach Qualifikation möglich

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